LASKUAUTOMAATIO

Ostoreskontra on yritysten yksi eniten resursseja tarvitsevista hallinnollisista prosesseista tällä hetkellä. Ostolaskujen automaatioasteen lisääminen vähentää ostolaskujen käsittelyn manuaalisia työvaiheita, eliminoi virheet, nopeuttaa laskujen käsittelyä ja vähentää kustannuksia.



Laskuautomaatiolla saadaan parempi näkyvyys ja hallinta yrityksen kassavirtaan. Ostolaskuprosessin automatisoinnin tärkein tehtävä on yksinkertaisesti tehostaa laskujen käsittelyyn käytettyä aikaa. Virheellisesti hyväksyttäväksi lähetetyn laskun, väärin tiliöidyn tai vaillinaisesti täsmäytetyn ostolaskun korjaaminen vie sekä aikaa että rahaa; tehokkaassa ostolaskujen käsittelyssä avainasemassa on poikkeusten hallinta, ja siinä MediusFlow on elementissään. MediusFlow auttaa yrityksiä selviytymään näistä haasteista kunnialla.

CAPTURE

Laskujen sisäänluku MediusFlow:hun
MediusFlows:sa yritykselle tulevat ostolaskut, olivatpa ne sitten sähköisiä, sähköpostin liitteinä olevia PDF:iä tai paperisia, käsitellään ne järjestelmässä tehokkaasti. Laskun sisäänlukuprosessissa laskut muunnetaan kaikki samaan muotoon riippumatta tavasta, millä ne on yritykselle toimitettu. Tämä nopeuttaa prosessia ja vähentää virheitä. Mitä parempaa datan laatu on prosessin alusta lähtien, sitä parempi lopputulos saavutetaan.

MediusFlow:ssa on sisäänrakennettu laskujen tulkintatoiminto (Capture), jolloin yrityksellä ei ole tarvetta kolmannen osapuolen laskujen digitointipalvelulle. Laskuilta tunnistetaan tarvittavat tiedot niin otsikko- kuin rivitasolla. Samaan muotoon muutetut laskut siirtyvät automaattisesti työnkulkuun, jossa niiden käsittely alkaa välittömästi. Sisäänlukutoiminto on erittäin helppokäyttöinen; se sekä oppii itsenäisesti, että opettaa käyttäjäänsä mahdollistaen korkean automaatiotason.

MediusFlow:ssa laskujen sisäänlukutoiminta nopeuttaa laskujenkäsittelyprosessia, rikastaa tietosisältöä ja tekee siitä luotettavampaa. Automaattinen tiedonkeruu ja tietojen tulkinta vähentää manuaalisen työn määrää. Prosessissa hyödynnetään sekä koneoppimista, että tekoälyä, jotka lisäävät automaatiotasoa merkittävästi. Nopeutuneen käsittelyn ansiosta aikaa jää muihin tuottavampiin tehtäviin, ja samalla voidaan hyödyntää esimerkiksi kassa-alennuksia. Alkuperäiset laskut sekä tietosisältö tallennetaan automaattisesti MediusFlow:n laskuarkistoon.

TYÖNKULKU

MediusFlow:n työnkulku on suoraviivainen ja se mahdollistaa korkean automaatiotason, jossa vain todellisiin poikkeamiin joudutaan puuttumaan. Työnkulku mahdollistaa näkyvyyden koko laskunkäsittelyprosessiin. MediusFlow:hun on mahdollisuus luoda paljon ennalta määriteltyjä sääntöjä, kuten laskujen hyväksyntähierarkia, tiliöintiehdotukset, täsmäytyksen otsikko- ja rivitasolla ja muistutuksia. Esimerkiksi lasku voidaan jakaa useisiin eri tiliöintiriveihin ja lähettää hyväksyttäviksi eri henkilöille samaan aikaan, jolloin prosessi nopeutuu huomattavasti. Näiden lisäksi MediusFlow oppii tekoälyn ja koneoppisen avulla ja automatisoi prosessin osia halutulla tavalla. Esimerkiksi tekoälyyn perustuen laskut ohjautuvat hyväksyttäviksi oikeille henkilöille, jopa ilman sääntöjen luomista ja myös muistuttaa hyväksyjiä saapuneista laskuista tarvittaessa sähköpostiviestillä. Lyhyesti sanottuna MediusFlown työnkulku on dynaaminen ja joustava.

TILIÖINTI

MediusFlow:hun voidaan rakentaa muun muassa hyväksymishierarkioita, tiliöintiohjeistuksia, tilikarttoja toimittajakohtaisesti. Esimerkiksi tiliöintimallit voidaan valita myös käyttäjäkohtaisesti tai ne voidaan luoda tarvittaessa laskua käsiteltäessä. MediusFlowssa laskun tiliöintirivejä voidaan jakaa, kohdistaa kustannukset eri kustannuspaikoille tai eri kausille, tai tarvittaessa lisätä tiliöintirivejä. Älykkäällä tiliöinnillä on mahdollista automatisoida myös poikkeusten käsittelyä; historiatietoon perustuen, eli miten toimittajan edelliset laskut tiliöitiin, luomalla tiliöintimallipohjia tai käyttää tekoälyyn perustuvia tiliöintiehdotuksia. MediusFlow:n analytiikka valvoo prosessia laskutasolla ja etsii poikkeamia ja virheitä. Kun laskut on tiliöity oikein, ne siirretään automaattisesti hyväksyttäväksi oikeille henkilöille, ennalta määriteltyjen sääntöjen tai tekoälyn ehdotuksien pohjalta.

Prosessi on mahdollista automatisoida niin, että vain kululaskun hyväksyminen vaatii käyttäjän toimia. Tämä nopeuttaa ja tehostaa hyväksymisprosessia. MediusFlow:hun voidaan määritellä muun muassa neljän silmän periaate sekä hyväksymislimiitit, jotka varmistavat yrityksen sääntöjen noudattamisen.

TÄSMÄYTYS

MediusFlow:n täsmäytys on alansa johtava; kolmen suunnan täsmäytys toimii jopa kaikkein vaativimmissa tapauksissa. Ostotilauksellinen lasku täsmäytetään ostotilausta, tilauksen vastaanottoa tai sopimusta vastaan otsikko- ja rivitasolla ennalta määriteltyjen täsmäytyssääntöjen mukaan. Yksi lasku, monta ostotilausta tai monta laskua, yksi ostotilaus tai sopimukseen perustuvat toistuvat laskut, MediusFlow täsmäyttää nämä.

Toleranssien sisällä olevat poikkeamat voidaan täsmäyttää oikein jopa rivitasolla; näistä esimerkkeinä vaikka valuutan poikkeamat, rahti, lavamaksu tai laskutuslisä. Poikkeamien hallinta on luonnollisesti avainasemassa; suuri osa poikkeamista havaitaan ja korjataan automaattisesti, ja näin vähennetään manuaalisten korjaustoimien tarvetta merkittävästi. Älykäs otsikko- ja rivitason täsmäytys, automatiikka ja analytiikka yhdessä mahdollistavat laskujen siirtämisen suoraan maksatukseen ilman manuaalisia työvaiheita. Vain poikkeukset ja virheelliset laskut käsitellään manuaalisesti; tällöin lasku toimitetaan suoraan oikealle henkilölle käsiteltäväksi eikä automaattisesti reskontran hoitajalle.

SOPIMUKSELLISET LASKUT

Määrätyin väliajoin toistuvat laskut, joilla ei ole tilausta, perustuvat yleensä sopimuksiin. Tällaisia laskuja ovat esimerkiksi sähkölaskut, vuokrat, siivouslaskut ja puhelinlaskut. MediusFlow:ssa hallitset ja käsittelet nämä laskut kätevästi; lasku hyväksytään kerran ja se maksetaan toistuvasti ennalta määrättyjen sääntöjen mukaan automaattisesti, mikä nopeuttaa ja yksinkertaistaa hyväksymis- ja maksatusprosessia. Järjestelmään voidaan myös asettaa poikkeamarajoja, joiden ansiosta myös kuukausittain vaihtelevat summat voidaan täsmäyttää rajojen puitteissa automaattisesti maksusuunnitelmaan. Mikäli poikkeamat ovat liian suuria tai lasku ei muuten täsmäydy sopimukseen, ne käsitellään manuaalisesti. Reaaliaikainen näkymä maksusuunnitelmiin helpottaa tulevien maksujen ja kassavirran analysointia. MediusFlow toimii myös sähköisenä sopimusarkistona, joka muistuttaa sopimusten päättymisestä tai jos sopimuksen maksimisumma on lähestymässä.

POIKKEAMINEN HALLINTA

Yhtä tärkeää kuin ostolaskujen automatisointi on poikkeamien nopea, tehokas ja virheetön käsittely. Vaikka suurin osa laskuista voidaan käsitellä automaattisesti, kaikkia laskuja ei voida automatisoida, johtuen laskujen virheellisistä tai puutteellisista tiedoista, liian suurista poikkeamista tai vaikka vaillinaisesta toimituksesta. Tällöin avainasemassa on poikkeamien hallinta; mitä sujuvampaa ja yksinkertaisempaa poikkeamien hallinta on, sitä parempi prosessitehokkuus voidaan saavuttaa. MediusFlow ei vain kerro laskussa olevasta virheestä, vaan se myös näyttää missä mahdollinen virhe on ja miten se tulee korjata. Järjestelmä oppii jatkuvasti tekoälyn ja analytiikan ansiosta poikkeamista, ja näin pystyy jatkuvasti paremmin ehdottamaan käyttäjille vaihtoehtoja, miten lasku tulee korjata. MediusFlow lähettää tiedon suoraan korjattavaksi oikealle henkilölle; esimerkiksi jos kyseessä on väärä yksikköhinta, lasku voidaan ohjata suoraan tilauksen tekijälle, jos taas on toimitettu väärä määrä, lasku toimitetaan korjattavaksi tilauksen vastaanottajalle. Tämä vähentää reskontran työtä, kun laskut toimitetaan automaattisesti oikealle henkilöille. Jos lasku hylätään, järjestelmästä lähetetään tieto toimittajalle, jossa kerrotaan hylkäämisen syy ja miten tulee toimia. Kun virhe on korjattu, lasku voidaan hyväksyä ja lähettää maksatukseen.

ARKISTOINTI

Kaikki MediusFlow tulleet ja käsitellyt laskut arkistoidaan, ja niitä voidaan helposti myöhemmin hakea erilaisilla hakutoiminnoilla tai hakusanoilla. Laskujen arkistoinnille ei ole maksimiaikaa, vaan ne ovat arkistoituna niin pitkään kuin halutaan. Arkistointiominaisuus on vakiona MediusFlow:ssa.

KÄYTTÖLIITTYMÄ

MediusFlow:n intuitiivinen käyttöliittymä on täysin selainpohjainen ja selainriippumaton päätelaitteesta riippumatta. Laskut voidaan tarkastaa, tiliöidä, täsmäyttää ja hyväksyä missä ja milloin vain. Käyttöliittymän kielivalikoima on laaja; muun muassa suomi, englanti, ruotsi, tanska, norja ja puola ovat tuettujen kielinen joukossa. Käyttöliittymässä on kymmeniä valmiita raportteja kuten avoimet laskut (accruals) tai kassa-alennukset, ja uusien käyttäjäkohtaisten raporttien luominen käy helposti käyttäjiltä tai pääkäyttäjiltä minuuteissa.

Katso tuote-esittelyvideo